Wie man Meetings besser machen kann – Forschungsergebnisse der Psychologie
09.11.2018 Ausgehend von fast 200 wissenschaftlichen Studien über Arbeitsbesprechungen gibt ein Psychologen-Team Empfehlungen, wie man das Beste aus Meetings herausholen kann, bevor sie beginnen, während sie stattfinden und nachdem sie abgeschlossen sind.
Reichlich unbelegte Anleitungen / Anweisungen
Bild: Gerd Altmann
Meetings sind ein nahezu allgegenwärtiger Aspekt des heutigen professionellen Arbeitsplatzes, und es gibt reichlich Erfahrungen in der Geschäftswelt und Bücher darüber, wie solche Besprechungen durchgeführt werden sollten. Aber, so betonen die Forscher um Joseph Mroz vom Fachbereich Psychologie der Universität Nebraska, wird sehr wenig dieser Anleitungen durch die verfügbare Wissenschaft beeinflusst.
Meetings sind im Allgemeinen schlecht, aber die Meeting-Forschung zeigt uns, dass es konkrete Möglichkeiten gibt, sie zu verbessern, schreiben die Psychologen. Führungskräfte könnten besser organisiert sein, pünktlich beginnen und eine sichere Umgebung für die gemeinsame Nutzung fördern. Die Teilnehmer können vorbereitet kommen, pünktlich sein und teilnehmen.
Ort für kreatives Denken, Problemlösung, Diskussion und Ideenfindung
Die Psychologie zeigt, dass Meetings unter den richtigen Umständen einen Ort für kreatives Denken, Problemlösung, Diskussion und Ideenfindung bieten können. Und doch, ein großer Teil der Mitarbeiterforschung deutet darauf hin, dass die meisten Arbeitsbesprechungen trotz der organisatorischen Ressourcen, die ihnen gewidmet sind, ineffizient sind, einschließlich Zeit, Gehälter, geistige Ressourcen und Technologie.
Verbesserung der Arbeitsbesprechungen
Die Verbesserung von Meetings ist keine triviale Angelegenheit. Nach den Erkenntnissen der Psychologen verbringen die Mitarbeiter durchschnittlich 6 Stunden pro Woche in Arbeitsbesprechungen und die Manager durchschnittlich 23 Stunden. Studien deuten darauf hin, dass die Einstellung der Mitarbeiter zu diesen Besprechungen deren allgemeine Einstellung zur Arbeit und zu ihrem psychischen Wohlbefinden beeinflussen kann.
In ihrem Bericht heben Mroz, Allen, Verhoeven und Shuffler die Zutaten guter Besprechungen auf der Arbeit hervor, einschließlich der Frage, wie man sich auf den Erfolg von Meetings vorbereiten kann, wie bestimmte Aspekte von Arbeitssitzungen sie beeinflussen oder unterbrechen können und wie das, was nach einem Meeting passiert, die Teamergebnisse verbessern kann.
Faktoren für gute / erfolgreiche Meetings
Vor der Besprechung
- Bewertung des aktuellen Bedarfs: Meetings sollten Problemlösung, Entscheidungsfindung oder inhaltliche Diskussion beinhalten. Sie sollten nicht gehalten werden, routinemäßige oder nicht dringende Informationen weiterzugeben.
- Verteilen Sie eine Agenda: Eine Agenda macht die Prioritäten des Meetings für alle Beteiligten klar und ermöglicht es den Teilnehmern, sich vorher vorzubereiten.
- Laden Sie die richtigen Leute ein: Führungskräfte sollten sich fragen, was das Ziel des Meetings ist und wessen Expertise dem Team helfen kann, dorthin zu gelangen.
Während des Meetings
- Fördern Sie Eigenbeiträge: Die psychologischen Befunde deuten darauf hin, dass hochrangige Performer Meetings nutzen, um Ziele zu setzen, das Gruppenverständnis bei Arbeitsproblemen zu erleichtern und Feedback einzuholen.
- Raum für Humor schaffen: Humor und Lachen können positive Meeting-Verhaltensweisen stimulieren, zur Teilnahme anregen und kreative Problemlösung fördern. Dieses positive Meeting-Verhalten prognostiziert die Teamleistung aktuell und zwei Jahre später.
- Weiterleiten von Beschwerden: Die Teilnehmer sollten sich bewusst sein, dass Beschwerden schnell zu Gefühlen der Sinnlosigkeit und Hoffnungslosigkeit führen können, und die Führungskräfte sollten Beschwerden so schnell wie möglich eindämmen.
- Halten Sie die Diskussionen im Fokus: Die Führungskräfte stellen auch sicher, dass der Zweck der Sitzung und die Tagesordnung eingehalten werden. Die Führungskräfte sollten bereit sein, dysfunktionale Verhaltensweisen zu erkennen und zu intervenieren, um das Meeting neu auszurichten.
Nach der Arbeitsbesprechung
- Protokoll teilen: Die Versendung von Sitzungsprotokollen dient als Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen, als Aktionsplan für die nächsten Schritte und als Überblick über die festgelegten Rollen und Verantwortlichkeiten. Dieser Schritt informiert auch Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, aber die Informationen benötigen.
- Feedback einholen: Feedback kann die Struktur und den Inhalt zukünftiger Meetings beeinflussen. Insbesondere können Führungskräfte Meetingprobleme identifizieren, um die (psychologische) Zufriedenheit der Teilnehmer zu erhöhen.
- Nach vorne schauen: Um auf den Fortschritten aufzubauen, die während des Arbeitstreffens erzielt wurden, sollten die Beteiligten über künftige Maßnahmen, die Durchführung sowie über die unmittelbaren und langfristigen Ergebnisse des Arbeitstreffens nachdenken.
Die Psychologen stellen fest, dass Video-, Audio- und Motion-Tracking-Technologie eine bessere Video- und Audioanalyse von Meetings ermöglichen. Diese Verbesserungen könnten Forschern helfen, Verhaltensweisen zu analysieren, statt Einstellungen und Selbstberichte nachträglich zu analysieren.
Sie weisen darauf hin, dass „Tele-Meetings“ und Videokonferenzen mehr Aufmerksamkeit erfordern, da sie ihre eigene Dynamik, Vorteile oder Herausforderungen aufweisen können.
© PSYLEX.de – Quellenangabe: Current Directions in Psychological Science – http://dx.doi.org/10.1177/0963721418776307